Overlijdensakte aanvragen: waar, hoe en hoeveel exemplaren

De bank vraagt om een overlijdensakte. Je belt de gemeente waar je vader woonde, en daar hebben ze hem niet. Dat klopt: de akte ligt bij de gemeente waar hij is overleden, en dat is bij een ziekenhuisopname vaak een andere. Dit is wat je nodig hebt, waar je het vandaan haalt en hoeveel exemplaren zin hebben.

Drie documenten die op elkaar lijken

Er circuleren drie dingen die allemaal iets met de overlijdensakte te maken hebben. Welke je nodig hebt, bepaalt wat je moet aanvragen en wat het kost.

Het afschrift is de volledige officiële kopie van de akte, met stempel en handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Het uittreksel is een samenvatting, waarin de afstamming niet staat. De gewone kopie is wat je zelf met een scanner of telefoon maakt van een van die twee.

Wie wat mag aanvragen, staat in artikel 1:23b van het Burgerlijk Wetboek. Voor een uittreksel geldt: Een ieder is bevoegd zich (...) een uittreksel van een (...) akte (...) van overlijden te doen afgeven. Voor een afschrift is de eis strenger: dat wordt slechts afgegeven indien de verzoeker aantoont dat hij bij de verkrijging een gerechtvaardigd belang heeft. In beide gevallen moet het verzoek over een bepaalde persoon gaan.

Bron: artikel 1:23b Burgerlijk Wetboek en het Legesbesluit akten burgerlijke stand, beide geraadpleegd op 30 september 2026.

Let op dat gemeenten de woorden door elkaar gebruiken. Utrecht schrijft bijvoorbeeld letterlijk dat je een afschrift krijgt als je een uittreksel aanvraagt. Kijk dus naar wat er wordt geleverd en niet alleen naar hoe het heet.

Bij welke gemeente je moet zijn

Dit is waar het bij de meeste mensen misgaat. De akte wordt gemaakt door de gemeente waar iemand is overleden, niet door de gemeente waar iemand woonde. Artikel 1:19f lid 1 van het Burgerlijk Wetboek: Een akte van overlijden wordt opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden.

Woonde iemand in Deventer en overleed die in een ziekenhuis in Enschede, dan ligt de akte in Enschede. Daar vraag je hem dus ook aan. De Rijksoverheid zegt het kort: je vraagt een afschrift of uittreksel aan bij de gemeente die de akte opmaakte, ook als je zelf inmiddels ergens anders woont.

De woongemeente krijgt het overlijden wel door en verwerkt dat in de Basisregistratie Personen. Daardoor weten andere overheidsorganisaties ervan. Maar die gemeente bewaart de akte niet en kan er dus ook geen afschrift van geven.

Er zijn uitzonderingen. Is iemand gevonden en kan de plaats of dag van overlijden niet nauwkeurig worden vastgesteld, dan maakt de gemeente waar de overledene is gevonden de akte op. Bij overlijden in een voertuig, op een schip of in een vliegtuig geldt de plaats waar de overledene het vervoermiddel verlaat.

Wat er op de akte staat

Wat er precies in het document staat, is vastgelegd in artikel 61 van het Besluit burgerlijke stand 1994: de naam van de overledene, de plaats en dag van geboorte voor zover bekend, het geslacht, de woonplaats, de dag en zo mogelijk het uur en de minuut van overlijden, de plaats van overlijden, en de naam van een echtgenoot of geregistreerd partner. In een tweede deel staan de namen van de ouders, ook weer voor zover bekend.

Hoe je de aanvraag doet

De aangifte van het overlijden zelf hoef je niet te doen. Volgens artikel 1:19h van het Burgerlijk Wetboek mag degene die de uitvaart verzorgt daarvoor worden gemachtigd, en in de praktijk gebeurt dat meestal. Pas later, als een bank of verzekeraar om papieren vraagt, kom je zelf bij de gemeente terecht.

Aanvragen kan bij vrijwel elke gemeente online, vaak met DigiD, en anders schriftelijk of aan de balie. Je hebt een geldig legitimatiebewijs nodig. Doe je het namens iemand anders, dan vraagt de gemeente een machtiging.

Bron: de eigen pagina's van de vijf gemeenten, alle geraadpleegd op 30 september 2026. Eindhoven noemt het bedrag niet op de pagina; dat is het landelijke tarief. Wie buiten deze vijf valt, kijkt op de site van de gemeente die de akte heeft opgemaakt.

Wat het kost

Een afschrift of uittreksel kost in 2026 17,80 euro. Dat is geen prijs die de gemeente zelf bepaalt: hij staat in artikel 1 van het Legesbesluit akten burgerlijke stand, dat bepaalt dat het recht voor deze stukken 17,80 euro bedraagt.

Datzelfde artikel regelt ook de verhoging. De bedragen worden per 1 januari van elk jaar aangepast aan de consumentenprijsindex van april daarvoor, naar boven afgerond op tien eurocent en bekendgemaakt voor 1 september. Zo ging het van 17,10 euro in 2025 naar 17,80 euro nu. Volgens de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken is het tarief voor 2027 al vastgesteld op 18,30 euro.

Wat er bovenop kan komen, zijn verzendkosten. Den Haag rekent de portokosten apart, Rotterdam doet dat alleen bij een aanvraag per post. Vraag je meerdere exemplaren aan, dan telt dat snel op: vijf afschriften kosten 89 euro (eigen rekenvoorbeeld, vijf keer 17,80 euro).

Hoeveel exemplaren heb je nodig

Er bestaat geen landelijk voorschrift voor het aantal. Het hangt af van bij wie je moet zijn, en veel instanties nemen genoegen met minder dan je denkt.

De Rechtspraak vraagt bij het aanvaarden of verwerpen van een nalatenschap bijvoorbeeld om een kopie van de overlijdensakte, samen met het formulier en een kopie van een identiteitsbewijs. Geen gewaarmerkt afschrift dus, maar een gewone kopie.

Ook voor de notaris hoeft het niet altijd zwaarder. Volgens notaris.nl geldt: Niet in alle gevallen is een verklaring van erfrecht nodig. Soms volstaat de akte van overlijden. In een verklaring van erfrecht staat wie de erfgenamen zijn en wie namens hen de nalatenschap mag afwikkelen. Die verklaring maakt een notaris op, en daar hangt een prijskaartje aan dat ver boven dat van een afschrift ligt.

Een uitvaartverzekeraar die moet uitkeren, vraagt meestal ook om een akte. Wat er verder allemaal langskomt in de weken na een overlijden, staat in onze gids over het regelen van een nalatenschap en in de checklist voor als je partner is overleden.

Praktische tip. Bel eerst rond voordat je bestelt. Vraag per instantie of ze een afschrift, een uittreksel of een gewone kopie nodig hebben, en houd bij wie wat heeft gekregen. Dat scheelt zowel geld als wachttijd.

Als iemand in het buitenland overlijdt

Dan maken de lokale autoriteiten de akte op, volgens de regels van dat land. Melden moet meestal snel: in veel landen binnen 24 uur, soms binnen een week of dertig dagen.

Woonde de overledene in Nederland, dan is er een extra stap. NederlandWereldwijd schrijft: Registreer de buitenlandse overlijdensakte dan zo snel mogelijk in de woongemeente van de overledene. Daarna geeft die gemeente het overlijden automatisch door aan andere overheidsorganisaties. Je kunt de akte daarnaast laten omzetten in een Nederlandse akte door de gemeente Den Haag, maar verplicht is dat niet.

Vraag ter plekke meteen meerdere afschriften aan. Achteraf een extra exemplaar opvragen in een ander land is een stuk lastiger dan hier. Volgens uitvaartverzekeraar DELA overlijden er jaarlijks tussen de 700 en 900 Nederlanders in het buitenland; een officieel cijfer hierover is er niet.

Tot slot

De akte ligt bij de gemeente van overlijden, kost 17,80 euro en is er in de meeste gevallen binnen een paar weken. Wat je precies nodig hebt hangt af van wie erom vraagt, dus begin daar en bestel pas daarna. Dit is informatie en geen persoonlijk advies; twijfel je over je eigen situatie, leg die dan voor aan de gemeente of aan een notaris.

Wil je overzicht over wat er verder geregeld moet worden na een overlijden? Dat staat stap voor stap in onze checklists.