Verklaring van overlijden, overlijdensakte of uittreksel: wat is wat?

In de eerste week na een overlijden komen er papieren langs die allemaal op elkaar lijken. Een verklaring van de arts, een akte van de gemeente, een uittreksel, en later misschien een verklaring van de notaris. Ze hebben elk een eigen afzender en een eigen doel. Dit is welk document wat doet, en wie het afgeeft.

Drie afzenders, niet één

De verwarring komt doordat er drie partijen papieren afgeven die alle drie met het overlijden te maken hebben. Een arts, de gemeente en soms een notaris. Ze doen elk iets anders.

De arts stelt vast dát iemand is overleden en waaraan. De gemeente legt het overlijden juridisch vast en geeft toestemming voor de begrafenis of crematie. De notaris legt vast wie de erfgenamen zijn. Die volgorde is ook de volgorde waarin je ermee te maken krijgt.

Bronnen: Wet op de lijkbezorging, Burgerlijk Wetboek Boek 1, het Legesbesluit akten burgerlijke stand en notaris.nl, alle geraadpleegd op 30 september 2026. Hieronder staat per document waar dat vandaan komt.

De verklaring van overlijden komt van een arts

Dit is het eerste document, en het is medisch. Volgens artikel 3 van de Wet op de lijkbezorging gebeurt de lijkschouwing zo spoedig mogelijk na het overlijden, door de behandelende arts of door een gemeentelijke lijkschouwer.

Wat die schouwing oplevert, staat in artikel 7 lid 1: Hij die de schouwing heeft verricht geeft een verklaring van overlijden af, indien hij ervan overtuigd is dat de dood is ingetreden ten gevolge van een natuurlijke oorzaak. Het woord natuurlijke is hier de spil. Twijfelt de arts, dan komt er geen verklaring maar een melding.

Een gemeentelijke lijkschouwer is geen gewone arts: volgens artikel 5 worden daarvoor uitsluitend artsen benoemd die als forensisch arts in een register staan ingeschreven. Kan die lijkschouwer geen verklaring afgeven, dan brengt hij volgens artikel 10 verslag uit aan de officier van justitie en waarschuwt hij de ambtenaar van de burgerlijke stand.

Het formulier dat je nooit ziet

Naast de verklaring van overlijden vult dezelfde arts nog iets in. Artikel 12a bepaalt dat hij of zij zo snel mogelijk opgave van de doodsoorzaak en de onmiddellijk daarmee samenhangende gegevens doet aan de medisch ambtenaar van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Dat is de doodsoorzakenstatistiek. Nabestaanden krijgen dit formulier niet te zien en hebben het ook nergens voor nodig. Wie op zoek is naar de doodsoorzaak van een familielid, moet dus niet bij dit formulier zijn.

Zonder die verklaring geen verlof

De verklaring van overlijden is de sleutel tot de volgende stap. Artikel 12 van de Wet op de lijkbezorging is er streng over: De ambtenaar van de burgerlijke stand verleent geen verlof tot begraving of crematie indien hij niet beschikt over een verklaring van overlijden, afgegeven door de behandelende arts of een gemeentelijke lijkschouwer, dan wel een verklaring waaruit blijkt van geen bezwaar van de officier van justitie.

Dat verlof is dus een apart document, en je krijgt het van de gemeente en niet van de arts. In de praktijk regelt de uitvaartondernemer dit samen met de aangifte van het overlijden. Over hoe die aangifte precies gaat en wat je meeneemt, komt een apart artikel op deze site.

Hier zit ook de reden dat er haast lijkt te zijn. Artikel 16 van dezelfde wet bepaalt dat begraven of cremeren niet eerder dan 36 uur na het overlijden gebeurt en uiterlijk op de zesde werkdag erna. Let op het woord werkdag: een weekend en een feestdag tellen niet mee, dus er zijn in de praktijk vaak meer dan zes kalenderdagen.

Praktische tip. Loopt er iets vast rond de uitvaart, kijk dan eerst welk van de twee ontbreekt: de verklaring van de arts of het verlof van de gemeente. Dat zijn verschillende partijen, en je belt dus een ander telefoonnummer.

De overlijdensakte komt van de gemeente

Pas hierna ontstaat het document waar banken en verzekeraars om vragen. Volgens artikel 1:19f lid 1 van het Burgerlijk Wetboek wordt een akte van overlijden opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden.

Let op dat laatste. Niet de woonplaats, maar de plaats van overlijden. Wie in een ziekenhuis twee gemeenten verderop is overleden, heeft daar zijn akte liggen. Wat er precies in staat, is geregeld in artikel 61 van het Besluit burgerlijke stand 1994: naam, geboortegegevens, geslacht, woonplaats, de dag en zo mogelijk het uur en de minuut van overlijden, de plaats van overlijden, en de naam van een echtgenoot of partner. In een tweede deel staan de namen van de ouders.

De akte zelf krijg je niet mee. Die blijft bij de gemeente. Wat je wel kunt krijgen, is een kopie ervan, en dat is het volgende document.

Afschrift, uittreksel en een gewone kopie

Een afschrift is de volledige officiële kopie van de akte. Rotterdam beschrijft het herkenbaar: op het afschrift staan een stempel en een handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Een uittreksel is een samenvatting, waarin de afstamming niet staat. Een gewone kopie is wat je zelf van een van die twee maakt met een scanner of je telefoon.

Wie wat mag aanvragen, staat in artikel 1:23b van het Burgerlijk Wetboek. Een uittreksel kan iedereen krijgen: Een ieder is bevoegd zich (...) een uittreksel van een (...) akte (...) van overlijden te doen afgeven. Voor een afschrift geldt dat het slechts afgegeven [wordt] indien de verzoeker aantoont dat hij bij de verkrijging een gerechtvaardigd belang heeft.

Allebei kosten ze 17,80 euro. Dat bedrag bepaalt de gemeente niet zelf: het staat in artikel 1 van het Legesbesluit akten burgerlijke stand en wordt elk jaar per 1 januari aan de consumentenprijsindex aangepast. Per 1 januari 2027 wordt het 18,30 euro. Waar en hoe je zo'n afschrift aanvraagt, behandelen we in een apart artikel.

Het uittreksel BRP is iets heel anders

Hier gaat het vaak mis, omdat het woord uittreksel voor twee verschillende dingen wordt gebruikt. De gemeente Rotterdam waarschuwt er zelf voor: een afschrift of uittreksel van een akte van de burgerlijke stand is niet hetzelfde als een uittreksel uit de Basisregistratie Personen.

Het verschil zit in de bron. Een afschrift of uittreksel burgerlijke stand komt uit de akte, en die ligt bij de gemeente waar de gebeurtenis plaatsvond. Een uittreksel BRP is een formulier met gegevens uit de bevolkingsadministratie, en dat vraag je aan bij de gemeente waar iemand stond ingeschreven. Ander register, andere gemeente, ander tarief.

Vraagt een instantie om een uittreksel, vraag er dan bij welk van de twee bedoeld wordt. En let erop dat gemeenten de woorden zelf ook door elkaar halen: Utrecht schrijft letterlijk dat je een afschrift krijgt als je een uittreksel burgerlijke stand aanvraagt.

De verklaring van erfrecht komt van de notaris

Dit is het enige document in de rij dat niet van een arts of van de gemeente komt, en het enige waar een vrij tarief voor geldt. Volgens notaris.nl, de site van de beroepsorganisatie van notarissen, staat in een verklaring van erfrecht wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd is om namens hen de nalatenschap af te wikkelen. En: Voor een verklaring van erfrecht moet u naar de notaris.

Belangrijker is wanneer je hem niet nodig hebt. Notaris.nl schrijft: Niet in alle gevallen is een verklaring van erfrecht nodig. Soms volstaat de akte van overlijden. Of dat in jouw situatie zo is, hangt af van wat de bank of de instantie vraagt. Wanneer een verklaring van erfrecht wel nodig is en wat hij kost, werken we uit in een apart artikel.

Verwar dit document niet met een testament. Een testament legt vast wat jij wilt; een verklaring van erfrecht stelt achteraf vast wie de erfgenamen zijn. Meer over het eerste staat in onze gids over het opstellen van een testament.

Welk document heb je waarvoor nodig

Voor de uitvaart zelf hoef je zelf niets te regelen: de verklaring van de arts en het verlof van de gemeente lopen via de uitvaartondernemer. Voor de administratie erna heb je bijna altijd een afschrift of uittreksel van de overlijdensakte nodig, en soms is een gewone kopie al genoeg.

Een uitvaartverzekeraar die moet uitkeren vraagt om een akte. Een bank kan om een verklaring van erfrecht vragen, maar doet dat niet altijd. Wat er verder allemaal langskomt, staat in onze gids over het regelen van een nalatenschap en in de checklist voor als je partner is overleden.

Tot slot

De verklaring van overlijden is medisch en komt van een arts, de akte is juridisch en komt van de gemeente waar iemand overleed, en de verklaring van erfrecht komt van de notaris en gaat over de erfenis. Vraag bij elke instantie welk van de drie ze bedoelen, want de woorden lijken op elkaar en de afzenders verschillen. Dit is informatie en geen persoonlijk advies; twijfel je over je eigen situatie, leg die dan voor aan de gemeente of aan een notaris.

Wil je overzicht over wat er na een overlijden geregeld moet worden? Dat staat stap voor stap in onze checklists.